REKRYTOINNIN TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterin nimi

Nordic Bioproducts Group Oy:n rekrytointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Nordic Bioproducts Group Oy, Business ID 3006967–4 (hereinafter the “Company”)
Address: Tietotie 2 B, 02150 Espoo, Finland
Telephone: +358 50 581 8184

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Marja-Leena Hämäläinen
Osoite: Tietotie 2 B, 02150 Espoo
Puhelin: 050 581 8184
Sähköposti: marja-leena.hamalainen@nbg.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata, miten Nordic Bioproducts Group Oy käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessien yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytoida työntekijöitä Yhtiön avoimiin työtehtäviin. Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja arvioimiseksi, hakijoiden soveltuvuuden arvioimiseksi, rekrytointiprosessin toteuttamiseksi sekä hakijoille viestimiseksi ja yhteydenottoja varten.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste määräytyy käsittelyn tarkoituksen mukaan. Rekrytointiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, ”GDPR”) 6 artiklan 1 kohdan f alakohta eli rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Yhtiön oikeutettuja etuja ovat rekrytointiprosessien toteuttaminen ja hallinnointi, hakijoiden soveltuvuuden arviointi avoinna oleviin tehtäviin sekä Yhtiön oikeuksien ja etujen turvaaminen, mukaan lukien mahdollisiin oikeudellisiin vaateisiin liittyvät tilanteet.

GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohtaa voidaan soveltaa siltä osin kuin henkilötietojen käsittely on tarpeen hakijan pyynnöstä toteutettavien, työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden suorittamiseksi. Käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun Yhtiö varmistaa, etteivät hakijan edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäytä Yhtiön oikeutettua etua.

Hakija toimittaa henkilötietonsa Yhtiölle vapaaehtoisesti osana työhakemustaan. Jos hakija ei toimita rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia tietoja, Yhtiö ei välttämättä voi arvioida hakemusta tai hakijan soveltuvuutta haettavaan tehtävään.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisteri sisältää Nordic Bioproducts Group Oy:n avoimiin työpaikkoihin hakeneiden henkilöiden rekrytointiprosessin yhteydessä toimittamia ja rekrytoinnin aikana syntyviä tietoja.

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia rekrytointiprosessin kannalta:

• Perustiedot: etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Ansioluettelossa annetut tiedot: koulutus, työkokemus, kielitaito, osaaminen, ammatilliset pätevyydet ja muut ammatilliset tiedot.
• Työhakemuksessa annetut tiedot: hakijan itse toimittamat tiedot, jotka liittyvät haettavaan tehtävään.
• Haastatteluun ja mahdollisiin soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot.
• Suosittelijatiedot: hakijan rekrytointia varten ilmoittamien suosittelijoiden yhteystiedot.
• Hakemuksen käsittelyyn liittyvät tiedot: rekrytointiprosessin eteneminen, hakemuksen tila ja valintapäätökseen liittyvät tiedot.
• Muut hakijan vapaaehtoisesti toimittamat rekrytoinnin kannalta tarpeelliset tiedot.

Yhtiö käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti työnhakijalta itseltään.
Hakija toimittaa tiedot lähettämällä työhakemuksen ja ansioluettelon Yhtiön rekrytointia varten osoitettuun sähköpostiosoitteeseen careers@nbg.fi tai muulla erikseen ilmoitetulla tavalla.
Tietoja voidaan lisäksi kerätä rekrytointiprosessin aikana hakijan itsensä ilmoittamilta suosittelijoilta tai muista lähteistä (kuten LinkedIn) sovellettavan lainsäädännön ja tietosuojavaatimusten mukaisesti.

Muualta kuin hakijalta itseltään kerättävistä tiedoista ja niiden käytöstä ilmoitetaan hakijalle sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Henkilötietoja voivat käsitellä Yhtiön ne työntekijät, jotka osallistuvat kyseiseen rekrytointiprosessiin ja joiden työtehtävien kannalta tietojen käsittely on tarpeellista.

Henkilötietoja voivat käsitellä myös Yhtiön käyttämät palveluntarjoajat siltä osin kuin se on tarpeellista rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Yhtiö varmistaa, että palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman asianmukaista oikeusperustetta tai lakisääteistä velvoitetta.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrossa noudatetaan GDPR:n vaatimuksia ja käytetään tarvittaessa asianmukaisia suojatoimia.

Henkilötietojen säilytysaika

Työhakemuksia ja niihin liittyviä henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan ja sen päättymisen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeellista rekrytointiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä mahdollisten oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi.

Tietoja ei säilytetä pidempään kuin niiden käyttötarkoitus ja sovellettava lainsäädäntö edellyttävät. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Yhtiön määrittelemää kuuden (6) kuukauden säilytyskäytäntöä.

Jos hakija antaa erillisen vapaaehtoisen suostumuksen henkilötietojensa säilyttämiseen tulevia rekrytointeja varten, tietoja voidaan säilyttää suostumuksessa ilmoitetun ajan. Hakija voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään sähköisesti Yhtiön rekrytointia varten osoitetussa sähköpostiosoitteessa ja tarvittaessa Yhtiön muissa suojatuissa tietojärjestelmissä.

Pääsy henkilötietoihin on rajattu niihin Yhtiön työntekijöihin, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Yhtiö huolehtii asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista suojaustoimenpiteistä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, luovuttamiselta, muuttamiselta ja tuhoutumiselta.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Yhtiö ei käytä rekrytointiprosessissa GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettua automaattista päätöksentekoa eikä tee hakijoita koskevia päätöksiä yksinomaan automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuen.

Rekisteröidyn oikeudet

Työnhakijalla on henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
• Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista.
• Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun tietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta tai jokin muu GDPR:n mukainen poistamisperuste täyttyy.
• Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista GDPR:n edellyttämissä tilanteissa.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjä voi jatkaa käsittelyä, jos sillä on käsittelyyn pakottava oikeutettu peruste, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle GDPR:n edellytysten täyttyessä.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tarkastus-, oikaisu- ja muut henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle osoitteeseen marja-leena.hamalainen@nbg.fi. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin GDPR:ssä säädetyssä määräajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Suomen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00521 Helsinki
Puhelin: 029 566 6700
Verkkosivusto: www.tietosuoja.fi

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta liiketoimintansa kehittämisen tai lainsäädännön muuttumisen perusteella.

Tietosuojaselosteen viimeisin versio on aina saatavilla Yhtiön verkkosivuilla.

Päivitetty viimeksi 4.11.2026